Die Covid-19-Pandemie hat unser Arbeitsleben und unsere Art zu Arbeiten verändert. Eine noch nie dagewesene Zahl von Arbeitnehmern arbeitet aktuell von zu Hause aus. 

Auch die Eventbranche bekommt diese Veränderungen zu spüren. Viele Veranstalter mussten bereits geplante Treffen mit persönlicher Anwesenheit absagen, da sie sich an soziale Abstandsbeschränkungen halten mussten.

Zum Glück bieten virtuelle Events den Fachleuten die Möglichkeit, mit Kollegen in Kontakt zu bleiben, von Branchenexperten zu lernen und ihr Wissen mit anderen zu teilen.

Falls Sie vorhaben, an einem dieser virtuellen Treffen teilzunehmen, sollten Sie unsere Tipps für virtuelle Events lesen, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen.

Ablenkungen minimieren

Betrachten Sie die virtuelle Konferenz so, als ob Sie an einem persönlichen Treffen teilnehmen würden. Bei der Teilnahme an einer persönlichen Konferenz gibt es bestimmte Schritte, die Sie in der Regel unternehmen würden, um sicherzustellen, dass Sie den größtmöglichen Nutzen aus der Veranstaltung ziehen. Für Online-Konferenzen finden die gleichen Regeln Anwendung.

Sie können beispielsweise erwägen, Ihren Terminkalender frei zuhalten. Bereiten Sie Abwesenheitsnachrichten per E-Mail und Telefon vor, um zu vermeiden, dass Sie in Versuchung geraten, Benachrichtigungen zu checken und auf Nachrichten zu antworten.

Achten Sie bei der Teilnahme von zu Hause darauf, alles auszuschalten, was Sie ablenken könnte. Teilen Sie allen im Haus mit, dass Sie einen Termin haben, der Ihre volle Konzentration erfordert. Suchen Sie einen abgelegenen und ruhigen Teil des Hauses auf oder kleben Sie ein Schild mit der Aufschrift "Bitte nicht stören" an die Tür, wenn Sie von Ihrem Büro von zu Hause aus teilnehmen.

Denken Sie positiv 

Ihre Einstellung kann Ihre Teilnahme an dem Event zu einem Erfolg machen oder aber auch negativ beeinträchtigen. Wenn Sie mit einer positiven Erwartungshaltung in das Event gehen, werden Sie wahrscheinlich offener sein und mehr aus den Diskussionen mitnehmen, als wenn Sie skeptisch sind.

Lesen Sie zum Beispiel nochmal die Agenda des Events, wer sind die Top Speaker und welche Vorträge interessieren Sie besonders. Sich daran zu erinnern, weshalb man sich überhaupt angemeldet hat, hilft die richtige Einstellung zu entwickeln. 

Wenn Sie wissen, welche Vorträge angeboten werden, und deren Zeitfenster, können Sie ermitteln, welche Speaker Sie live hören möchten und welche Sie sich später im Recording ansehen. Weiters stellen die meisten Veranstalter eine Liste aller Teilnehmer zur Verfügung. So können Sie schnell und einfach eine Liste der Personen erstellen, sie im im Laufe des virtuellen Events gerne kontaktieren wollen. 

Betreiben Sie Networking

Konferenzen, ob online oder persönlich, bieten ausgezeichnete Möglichkeiten, sich mit anderen Fachleuten zu treffen und Kontakte zu knüpfen. Anders als bei traditionellen Vorträgen, bei denen Zwischenfragen meist nicht gewünscht sind und die Redner erst am Ende ihres Vortrags ein Feedback vom Publikum bekommen, sind virtuelle Events wesentlich interaktiver.

Die Teilnehmer werden ermutigt, mit den Referenten in Kontakt zu treten - Fragen zu stellen oder sogar Kommentare zu hinterlassen. Außerdem ist es möglich, sich mit anderen Teilnehmern zu unterhalten und ihre Meinung zu einem Thema zu erfahren, ohne den Eindruck zu erwecken, andere zu stören.

Bei der Teilnahme an einer virtuellen Konferenz sollten Sie unbedingt alle interaktiven Funktionen nutzen, um mit Gleichgesinnten in Kontakt zu treten, Erfahrungen auszutauschen und Kontakte zu knüpfen.

Planen Sie Zeit für Reviews und Aufzeichnungen verpasster Sessions

Virtuelle Events haben den Vorteil, dass in der Regel alles aufgezeichnet wird, und die Organisatoren den Teilnehmern diese Inhalte oft noch lange nach Ende der Veranstaltung zugänglich machen.

Dadurch können Sie sich die Sitzungen, an denen Sie teilgenommen haben, noch einmal ansehen. Sie können also das nachholen, was Sie beim ersten Mal verpasst haben. Sie können auch Sitzungen, die Sie verpasst haben, noch einmal abspielen, was sich hervorragend zum Lernen eignet, vor allem wenn man bedenkt, dass die Wiederholung für die Verinnerlichung neuer Ideen unerlässlich ist.

Allerdings ist es möglich, das Abspielen und Durchsehen von Aufzeichnungen zu vergessen, sobald die Veranstaltung beendet ist. Zur Vermeidung dessen sollten Sie sich überlegen, ob Sie dies planen sollten.

Setzen Sie sich einen Termin in Ihrem Kalender, wann Sie die Aufzeichnungen anschauen, das gehörte nochmals reflektieren und sich Gedanken darüber machen was davon Sie in Ihrem Team oder Ihrem Unternehmen umsetzen können.

Machen Sie sich mit der Technik vertraut

Angesichts der Tatsache, dass mehrere veranstaltungsspezifische Software zur Verfügung steht und zahlreiche Ressourcen für die gemeinsame Nutzung von Inhalten zur Auswahl stehen, ist es nicht wünschenswert, am Veranstaltungstag festzustellen, dass die Organisatoren eine völlig andere Palette an Anwendungen als die bei Ihnen vorhandene verwenden.

Erkundigen Sie sich bei den Organisatoren des virtuellen Events nach den technischen Anforderungen - findet das Meeting auf Zoom, im Facebook-Raum, in einem Google-Meeting oder auf einer speziell zugeschnittenen Plattform statt? Brauchen Sie spezielle Software, bevor Sie auf Veranstaltungs-Ressourcen zugreifen können? 

Vergewissern Sie sich, dass Sie die technischen Anforderungen des Events verstehen, und treffen Sie alle notwendigen Vorkehrungen, um diese zu erhalten, falls Sie sie noch nicht haben.

Bei Tools, die Sie noch nicht genutzt haben, sollten Sie sich vielleicht mit der Oberfläche und dem Layout des Dashboards vertraut machen und sich notieren, wo sich wesentlichen Funktionen befinden, die Sie während der Veranstaltung benötigen.

Erstellen Sie einen Plan B für Notfälle

Obwohl Sie sich vor oder während der Veranstaltung keine technischen Pannen oder Probleme erhoffen, sollten Sie dennoch für alle Eventualitäten planen.

Beispielsweise würde eine zweite Internetverbindung bedeuten, dass Sie auf das Backup-Netzwerk wechseln können, wenn Ihre WLAN-Verbindung nicht mehr funktioniert. 

Testen Sie Ihre Tools

Als Teil der Vorbereitung auf die Veranstaltung sollten Sie überlegen, ob Sie Ihre gesamte Ausstattung und Ihren Computer testen wollen, um sicherzustellen, dass alles so funktioniert, wie es sollte.

Testen Sie Ihre Internetgeschwindigkeit und achten Sie darauf, alle Geräte oder Anwendungen, die die Verbindung verlangsamen könnten, abzuschalten. Verwenden Sie Ihr Headset, um sicherzustellen, dass die Audioqualität klar und deutlich ist.

Wenn Sie Ihre Tools schon früh testen, vermeiden Sie Überraschungen und stellen sicher, dass Sie sich während der Veranstaltung voll und ganz auf das Geschehen konzentrieren können, ohne sich um Ihre Technik kümmern zu müssen.

Seien Sie pünktlich

Abschließend sollten Sie sich möglichst früh anmelden und sich vor Beginn der Veranstaltung einrichten. 

Steigen Sie rechtzeitig ein, machen Sie es sich gemütlich und vernetzen Sie sich mit anderen Teilnehmern, während Sie auf den Beginn der Veranstaltung warten.

Fazit

Virtuelle Events werden ohne Zweifel eine entscheidende Rolle in der neuen Normalität spielen. Auch wenn Sie bisher noch nicht online an einer Konferenz teilgenommen haben, werden Sie es wahrscheinlich bald tun. Wir hoffen, dass diese Tipps Ihnen helfen werden, sich auf Ihr erstes virtuellen Treffen vorzubereiten und das Beste daraus zu machen.

Anna Lena Lich

Marketing Expert